Sådan fakturerer du som privat børnepasser

Du skal ikke lægge moms på. Men fakturaen er stadig et bogføringsbilag, og der er syv ting, den skal indeholde, før den er gyldig. Her er de krav, ingen fortæller dig, når du starter.

Moms: du lægger ikke 25 % oven i

Børnepasning er som udgangspunkt momsfritaget efter momslovens § 13, stk. 1, nr. 2, som social forsorg og bistand. Du skal altså ikke lægge moms oven i din pris, og du skal ikke afregne moms af pasningen.

Til gengæld skal det stå på fakturaen. Når der ikke er noget momsbeløb, skal der være en henvisning til, hvorfor der ikke er. En linje er nok:

Fritagelsen gælder selve pasningen. Sælger du noget ved siden af — kurser, varer, udlejning — kan det være momspligtigt, og så kan du ende med at skulle momsregistreres for den del. Få det bekræftet af en revisor for netop din virksomhed, før du sender de første fakturaer. Det koster en time og fjerner den eneste rigtige usikkerhed i det her.

De syv ting, der skal stå på bilaget

Bogføringsloven stiller krav, der ikke kan forhandles. Mangler ét af dem, er fakturaen ikke et gyldigt bilag — hverken for dig eller for forælderen, der skal bruge den til at søge tilskud.

Dertil hører en betalingsfrist. Den er ikke lovbestemt, men uden den er der ingen dato at rykke fra. Otte dage er almindeligt, når pasningen betales løbende.

Nummerrækken må ikke få huller

Det er her, de fleste går galt — og det er også den letteste fejl at undgå, hvis man kender den.

Udled aldrig nummeret af, hvor mange fakturaer du har. Annullerer du den sidste, ville den næste få det samme nummer, og så findes der to forskellige bilag med nummer 2026-0014. Brug i stedet et tælleværk, der kun går fremad.

Fortryder du en faktura, må du ikke slette den. Den bliver stående og markeres som annulleret — eller du udsteder en kreditnota, hvis der allerede er betalt. Et hul i rækken er noget, du skal kunne forklare flere år senere, og «den slettede jeg» er ikke en forklaring, der holder.

Fem år, også når du skifter system

Bilagene skal gemmes i fem år fra udgangen af det regnskabsår, de hører til. Det gælder både dem, du har sendt, og dem, du har modtaget.

Den praktiske konsekvens overses tit: bilaget skal kunne findes frem i hele perioden. Skifter du regnskabsprogram, eller lukker den tjeneste, du brugte, skal du stadig kunne fremvise en faktura fra for fire år siden. Gem dem som PDF et sted, du selv råder over — ikke kun inde i et system, du lejer.

Det er også derfor, oplysningerne skal stå skrevet på bilaget frem for at blive hentet frem, hver gang det vises. Flytter du næste år, må sidste års faktura ikke pludselig vise din nye adresse.

Forældrenes tilskud afhænger af din faktura

Kommunen udbetaler tilskud til privat pasning på grundlag af den dokumenterede udgift. Forælderen skal altså kunne vise, hvad hun har betalt, for hvilken periode og til hvem.

En kvittering uden dit CVR-nummer og uden en periode er svær at bruge — og det er dig, der får opkaldet, når pladsanvisningen beder om noget andet. En ordentlig faktura sparer den samtale hver eneste måned.

Vil du vide, hvad forældrene ender med at betale efter tilskud, kan du regne på det i tilskudsberegneren.

Hvad med lukkeuger og sygdom?

Den mest almindelige model er en fast månedspris året rundt, beregnet så den dækker et aftalt antal lukkedage. Så fakturerer du det samme beløb hver måned, også i de uger, hvor der er lukket — men det forudsætter, at antallet af lukkedage står i aftalen.

Reglerne om dækning, ferie og tilskud i lukkeuger er samlet her: Sygdom og ferie i en privat pasningsordning.

Kom i gang

• Få bekræftet momsfritagelsen hos en revisor
• Beslut din betalingsfrist, og skriv den i pasningsaftalen
• Vælg ét sted at gemme bilagene — og hold fast i det i fem år
• Start nummerrækken ved 0001, og lad den kun gå fremad

Artiklen er generel vejledning og ikke rådgivning om din konkrete virksomhed. Momsfritagelsen og dens rækkevidde bør bekræftes af en revisor, før du udsteder de første fakturaer.